وبینار پرسش و پاسخ تیم‌سازی - محمدتقی کریمی

پرسش و پاسخ با موضوع تیم‌سازی

سوال 1: کارفرما با تیم‌سازی ما موافقت نمی‌کنه میگه هزینه نداریم و من هم نمی‌تونم دست تنها کار رو پیش ببرم باید چیکار کرد؟

پاسخ: جاهایی هست که کارفرما رو باید درک کرد که نمی‌تونه هزینه کنه یا ممکنه قانع نشده که برای این کار بودجه جداگانه در نظر بگیره.

سوال 2: چطور در تیم‌های کوچک روابط بین آدم‌ها را مدیریت کنیم؟ اصلا نیازی به این کار هست؟

پاسخ: من دخالتی در جزئیات اجرا و روابط بین فردی نمی‌کنم، حتی تعارضی بین دو نفر شکل بگیره، من دخالتی در حل تعارض نمی‌کنم و خود همون دو نفر باید مسئله رو حل کنند. در نهایت اگر نتونند خودشون مسئله رو حل کنند یا تعارض و رابطشون رو بهبود بدهند، جداگانه مهارت حل مسئله یا حل تعارض رو براشون بازگو می‌کنم تا خودشون جلو برند و من دخالتی نمی‌کنم.

سوال 3: از ویدیوها به نظر می‌رسید که برای تشکیل تیم باید اعضا رو استخدام کرد و مستقیما پول پرداخت کرد. ولی چیزی که خودم درگیرش هستم و بارها در اون شکست خوردم اینه که هر کدوم از اعضا جایی مشغول به کار هستیم (یکی طراحی سایت یکی گرافیک دیزاینر یکی اینستاگرام مارکتر و...) و دوست داشتم تیمی تشکیل بدیم و در آینده که اوضاع بهتر شد، بی‌خیال کارهای فعلی‌مون بشیم و تمرکز اصلی‌مون رو روی تیم بذاریم. در این حالت باید چطور مدیریت کرد و آیا اصلا تیم‌سازی در این حالت شدنی هست؟

مشکل اصلی که باهاش مواجه شدم این بود که مسئولیت‌پذیری کافی وجود نداشت و کارو جدی نمی گرفتن یا بعد از انجام یه پروژه، قیمتو به صورت غیر منطقی بالا می‌بردن. چالش‌هایی که وجود داشت شامل این موارد می‌شد: قیمت گذاری سرویس‌ها. نحوه درصددهی به کسی که مشتری رو می‌آورد. اینکه پاسخگوی پروژه به مشتری باید چه کسی باشه و چون دردسر زیاد داره باید دستمزد جدا بگیره؟ 

پاسخ: نکته‌ای که هست اینه که افراد نیاز به امنیت دارن، اگر امنیت افراد تأمین نباشه؛ نمی‌تونند همکاری تیمی موفقیت‌آمیز و مؤثری داشته باشند و این مورد اشکالی نداره که اگر می‌خواین در تیمی باشید در جایی دیگه هم استخدام باشید و کار کنید. باید شما تایم و مدل مدیریتی خودت رو بهبود بدی که بتونی همه اعضا رو Engage نگه داری و در شرایط اقتصادی امروز هم از هیچ‌کسی نباید انتظار داشت که کارش رو رها کنه. افراد نیاز به امنیت روانی دارند به‌غیر از امنیت مالی.

سوال 4: در تیم آنلاین که اعضا در شهرهای مختلف هستن، بهتره که چند وقت یک‌بار جلسات آنلاین تشکیل بشه و ارتباطات کاری از چه طریقی انجام بشه؟ مثال خودم بعد از فیلتر پلتفرم asana با پلتفرم ایرانی میزیتو کار می‌کنم. همینطور مسئولیت مدیر تیم شامل چه مواردی میشه؟ پاسخگویی به مشتری مسئولیت مدیر تیم هست؟

پاسخ: از طریق گوگل میت، اسکایپ. مسئولیت مدیر تیم شامل مواردی می‌شه که خودتون به توافق می‌رسید. باید برای خودتون یک Guideline رو ایجاد کنید و شرح وظایف رو مشخص کنید. شرح وظایف رو مدیر مشخص نمی‌کنه و مدیر نیازها رو تعیین می‌کنه و شرح وظایف رو کارمندی که مدیریتش می‌کنم یا رهبریش می‌کنم، خودش مشخص می‌کنه و در نهایت شرح وظایفی که اون شخص نوشته رو با Guideline کلی سازمان، با استراتژی کلی سازمانتون بهبود بدید و یکپارچه‌تر کنید. اگر شما بخواین شرح وظایف و چگونگی‌ها رو مشخص کنید، افراد خلاقیت خودشون رو از دست می‌دهند و فقط برای پول کار می‌کنند.

سوال 5: چطور باید سیستم ارزیابی مناسبی را در تیم‌های کوچک که افراد نقش‌های زیادی دارند را راه‌اندازی کنیم؟

پاسخ: در سیستم ارزیابی عملکرد، چند مدل وجود داره که براساس اینکه اون شخص در چه مرحله‌ای هست و ما در چه مرحله‌ای (Stage) هستیم، باید سیستم خودتون رو طراحی کنید. یک سری براساس خروجی‌های کاری که هر فرد داره، براساس همون KPIهایی که برای فرد مشخص شده، سیستم عملکردی فرد رو ارزیابی می‌کنند.

یک سری هم براساس بهبود و همکاری‌های تیمی، فرد رو ارزیابی می‌کنند. عوامل رو خودتون باید مشخص کنید و بعد امتیازدهی ‌کنید. این عوامل می‌تونند موارد زیر باشند: تعاملات بین تیمی، زمان رسوندن کارها، متعهد بودن و ... و برای هرکدوم از این موارد یک امتیاز رو در نظر بگیرید و میانگین امتیازها، امتیاز نهایی فرد می‌شه. در تیم‌های کوچک، من خودم این روش رو توصیه نمی‌کنم و خود فرد باید عملکردش رو بهبود ببخشه.

سوال 6: با چه ساختاری باید در تیم به اعضا بازخورد دهیم؟ بازخوردهای گروهی یا فردی

پاسخ: بازخورد در چه مرحله‌ای (Stage)؟ این مورد خیلی مهم هست. مثلا می‌خواین در مورد خروجی یک نفر توضیح بدید، باید قطعا در یک Session One To One باشه، یعنی یک جلسه فرد به فرد باشه اما در شرایطی می‌خواین فرد رو تشویق کنید باید گروهی باشه.

سوال 7: بهترین روش پیگیری کارها چیه؟ تجربه ای که خودم داشتم با پیگیری زیاد تاثیر مثبتی نگرفتم و نهایتا چند بار کار پیش رفت ولی مشکل بدقولی حل نشد. آیا در تیم باید برای تاخیر، جریمه در نظر گرفت؟ یا باید قرارداد نوشت؟ 

پاسخ: کتابی رو پیشنهاد می‌کنم با عنوان «چماق و هویج دیگر کارایی ندارد». حتما مطالعه کنید. من جریمه رو پیشنهاد نمی‌دهم اما در هر نوع مدل همکاری حتما، قرارداد رو بنویسید. قرارداد سطح انتظارات و مسئولیت‌ها رو مشخص می‌کنه.

سوال 8: تیم‌ها در سازمان‌های بزرگ چطور باید با هم رابطه برقرار کنند؟

پاسخ: تضاد جایی شکل می‌گیره که منافع وجود داره، منفعت می‌تونه پول باشه، حال خوب باشه، ارزیابی خروجی باشه. ما باید ببینیم در تعاملاتمون چطوری می‌تونیم اون تعارض یا منافع طرف مقابل رو ببینیم و پوشش بدیم.

سوال 9: تعریف نقش‌ها در تیم‌های کوچک چطور انجام می‌شود؟ چرا که در تیم‌های کوچک افراد معمولا نقش‌های زیادی را بر دوش دارند.

پاسخ: طبیعی هست. اگر تیم استارتاپی هستید ممکن هست یک فرد، 6 تا تسک رو همزمان انجام بده و باید مشخص کنید که در آینده زمانی که شرکت اسکیلش تغییر کرد چه نقشی رو برعهده خواهد گرفت.

سوال 10: در دورکاری به چه صورت ما با هم‌تیمی‌ها ارتباط برقرار کنیم و کارها را پیش ببریم؟

پاسخ: گوگل میت، اسکایپ

سوال 11: برنامه‌ای (نرم‌افزار و اپلیکیشن) برای مدیریت پروژه و تقسیم وظایف بین اعضای تیم داریم؟

پاسخ: تسکولو، میزیتو، Trello

سوال 12: افرادی که در تیم رییس‌بازی درمیارن رو چطور کنترل و مدیریت کنیم؟

پاسخ: این افراد رو نمی‌شه کنترل و مدیریت کرد. فقط باید سعی کرد که این فرد دیده بشه. اما گاهی اوقات افرادی هستن که در همه امور دخالت می‌کنند در این شرایط باید با فرد جلسه گذاشت و صحبت کرد.

سوال 13: فرض کنید برای انجام یک وظیفه نیاز به نیروی متخصص داریم و چند نیروی بسیار متبحر در دسترس است. مهم ترین ویژگی اخلاقی برای دعوت از آنها به تیم کدامست؟ درحالتی که تخصص ها برابر باشد. ویژگی که اصطکاک تیم را به حداقل رسانده و کارایی تیم را بالا ببرد.

پاسخ: تنها فردی رو باید استخدام کنید که Culture fit باشه و همین مورد نکته خیلی مهمی هست. فرهنگ و مهارت‌های نرم برای من اولویت هست.

سوال 14: چگونه به یک تیم پرشوق و ثابت برسیم؟ 

پاسخ: به نظر من که ثابت وجود نداره و همه چیز در حال تغییر هست. همیشه اشتیاق بالا پایین میشه و ممکن هست فرد حالش بد باشه و ربطی هم به تیم نداشته باشه و مشکل شخصی داره.

سوال 15: وقتی در شروع کار هستیم از کجا هم‌تیمی خوب پیدا کنیم؟

پاسخ: در شروع کار یافت هم‌تیمی رو از کاربوم، جابینجا رو توصیه نمی‌کنم. به‌واسطه ارتباطات و آشناهایی که دارم سعی می‌کنم هم‌تیمی خودم رو پیدا کنم.