محاسبه سربار حقوق برای استخدام کارکنان

این موضوعات در مباحثی مثل MBA، کارآفرینی، مدیریت مالی و حسابداری به‌طور مفصل توضیح داده میشه. ما اینجا در مورد هزینه‌های هر نفر پرسنل، براساس یک مدل ذهنی صحبت می‌کنیم. صحبت‌های من بیشتر از زاویه دید کارفرما است. اما ابزاری در دست کارمند هم هست، که با ادبیات بهتری با کارفرما تعامل داشته باشن. اینکه بدونین این هزینه‌ها چطور محاسبه میشه برای شمای کارمند هم مفیده. چون می‌فهمید که چه وظایفی دارید، به حق و حقوقتون آگاه می‌شین، اگر جایی حق و حقوقتون پایمال شد، می‌تونید با ادبیات درستی که کارفرما می‌فهمه، اعتراض کنید. در کل، تو صحبت، مذاکره و معامله با کارفرما، ادبیات درستی به کار ببرید.

بری به کارفرما بگی: کارفرمای عزیز داری اینقدر به من حقوق می‌دی، می‌دونم داری این هزینه‌ها را هم برای من می‌کنی، اینا رو درک می‌کنم، اما من برات این میزان ارزش آفرینی می‌کنم. تناسب این دوتا رو ببین. حقوق بیشتری به من بده، این کارها را هم برات انجام میدم. این یه ادبیات درست و رو به جلو هست که هم به نفع کارمنده، هم به نفع کارفرما.

از طرفی کارمند حق این رو داره که بگه قصد ادامه همکاری نداره و می‌خواد جای دیگه‌ای کار کنه. از حربه ناز کردن که اگه حقوق من زیاد نشه میرم برای افزایش حقوق استفاده نکنید، با ادبیات درست با کارفرما مذاکره کنید تا به نتیجه برسید.

توی صحبت‌ها زیاد از عدد و رقم استفاده می‌شه، اما همه چیز هم، عدد و رقم نیست. یه موقعی هست فرد، کلی سابقه کاری و تجربه داره، پیشنهاد کار از یه مجموعه دیگه با حقوق بالاتر هم داره، اما تو مجموعه دیگه‌ای داره با حداقل دستمزد کار می‌کنه. کلاً برای انتخاب شغل فقط به عدد حقوق توجه نمی‌کنه. مثلاً محیط کار جذاب، یادگیرنده بودن کار، همکاران مناسب، مسیر شغلی رو به رشد، نزدیکی محل کار به منزل، تغذیه محل کار هم براش مهمه. درسته که مسائل مالی یکی از عوامل مهم در تصمیم گیری‌هاست، اما عوامل دیگری هم وجود داره که می‌تونه جلوی ترک کار یا جابه‌جایی محل کار رو بگیره.

هم کارفرمای ناجور و هم کارمند ناجور داریم. اینجا در مورد این تیپ کارفرماها و کارمندها صحبت نمی‌کنیم. اینجا ما در مورد کارفرما و کارمند درست و سالم داریم صحبت می‌کنیم. یه موقع‌هایی هست با اینکه کارفرما و کارمند هر دو آدم‌های سالم و درستی هستند، بازار و محیط کار هم درست و سالمه، بازم کار به مشکل می‌خوره. موضوع صحبت ما در مورد اینجاهاست.

ضمناً اینجا داریم در مورد کسب‌وکارهای کوچک و متوسط صحبت می‌کنیم که بین 10 تا نهایتاً 50 کارمند دارند.

این رو هم در نظر داشته باشید که برنامه‌های مالی متغیّر هستند. مثلاً شما یک برنامه‌ریزی‌هایی انجام دادین، تا بیاین به مرحله عمل برسید، قانون حداقل حقوق تغییر می‌کنه. کل برنامه‌ریزی مالی شما تغییر می‌کنه. فرضاً نقشۀ من این بوده که طبق پیش‌بینی‌م از حداقل حقوق سه میلیون و پونصد، 15-10 نفر استخدام کنم. دیجیتال مارکتر Mid-Level با حقوق چهار میلیون و پونصد استخدام ‌کنم، بعد از 6 ماه حقوق نیروهای خوب را 1.5-1 میلیون افزایش بدم و ادامه بدم.

وقتی حداقل حقوق چهار و نیم میلیون تصویب شد، کل محاسبات من به هم ریخت. اینجوری من باید حقوق اولیه دیجیتال مارکترها رو پنج میلیون و پونصد می‌دادم. بعد از 6 ماه شش میلیون یا شش میلیون و پونصد افزایش می‌دادم. با شروع سال جدید دوباره افزایش می‌دادم. این همه محاسبات رو به هم می‌ریخت. شما همین عدد 1.5-1 را در تعداد نفرات و یک ضریب 2 که بعداً توضیح می‌دم و بازه 6 ماه کنید، به یه عدد می‌رسید که میشه اون کسری بودجه‌تون. حالا یا باید از یه منابعی این اعتبار رو اختصاص بدین یا سرمایه‌گذار پیدا کنید یا مجدداً تصمیم‌گیری کنید. بنابراین ممکنه اول فکر کنین اون پایه حقوق، فقط یک میلیون بیشتر شده اما در محاسبه نهایی عدد بزرگی میشه.

هزینه‌های استخدام نیروی انسانی

• هزینه مشهود

• هزینه‌های با ارتباط مستقیم یا غیرمستقیم، باواسطه یا بی‌واسطه درباره این استخدام

• هزینه‌های نامشهود

• سربار کسب‌وکار، سود و زیان آتی

یه دسته‌بندی دیگه هم روی هزینه‌ها داریم که هزینه‌های قطعی و غیرقطعی هستند. هزینه قطعی هزینه‌ای هست که حتماً اتفاق می‌افته مثل حقوق و سهم بیمه، سنوات و عیدی. هزینه غیرقطعی مثل پاداش. اینجا می‌خوایم در مورد هزینه‌های مشهود و قطعی صحبت کنیم.

اینجا یه نکته‌ای رو باید بگم. شاید به نظرتون بیاد برای کسب‌وکار خیلی کوچیک 5-4 نفره احتیاجی به اینقدر محاسبه نباشه. آمارهای مختلف نشون میده بین 30 تا 90 درصد کسب‌وکارها تو همان مراحل اولیه شکست می‌خورن و بخشی از این شکست‌ها مربوط به همین ‌بی‌گدار به آب زدن‌هاست. به قول آقای شعبانعلی درسته که ما به امید بهترین‌ها حرکت می‌کنیم اما باید آماده بدترین‌ها هم باشیم.

هزینه‌های مشهود پرسنل

این هزینه‌ها بسته به موقعیت عنوان شغلی و نوع کسب‌وکار متفاوته. مثلاً یک دیجیتال مارکتینگ جونیور، اگر دانش خوبی هم داشته باشه، پروژه‌های کوچکی انجام داده. این فرد با همین پوزیشن، اگه بره توی شرکت‌هایی مثل کاله، کانون ایران نوین، بادکوبه که واحد دیجیتال مارکتینگ دارند، شرایط متفاوتی داره. در مقایسه با نشر برآیند که فقط یک دیجیتال مارکتر داره که همه کارهای دیجیتال مارکتینگ یک نشر رو خودش باید انجام بده. یا مثلاً تو آکادمی منظم که کارهای نظارتی روی دیجیتال مارکتینگ انجام می‌ده. این پوزیشن تو یک تیم 5 نفره با اون تیم که واحد دیجیتال مارکتینگ داشت، متفاوته. شرح شغل و محاسبات ضرایب کاملاً متفاوته.

این مدلی که توضیح می‌دم، برای مجموعه منظم هست که یک تیم 5 نفره است اما شما مدل رو یاد بگیرید، می‌تونید این رو، روی هر تیم دیگه‌ای، با هر پوزیشن شغلی دلخواهی هم پیاده‌سازی کنید.

مدل دو کار مهم انجام می‌ده:

1- ساده کردن یک موضوع یا سیستم پیچیده برای فهم درست رابطه بین اجزا

2- قابلیت ارزیابی رابطه بین زیر سیستم‌ها

یک نمونه مدل محاسبه حقوق

نکته) برای اینکه ضرایب رند باشند، فرض کردیم که حقوق 5 میلیون تومان است.

ضریب 1: برای حقوق، یک واحد در ماه باید حقوق بدهید.

ضریب عیدی: 0.09 یا یک دوازدهم. هر فردی هر تعداد ماه که کار کنه، متناسب با حقوقش به ازای هر ماه، یک دوازدهم ~0.09 0.83 عیدی داره.

سنوات: به ازای هر سال کارکرد، باید یک ماه، به شما حقوق بدهند. محاسباتش پیچیده است. ما به حالت‌های خاصش کاری نداریم، ما مثل عیدی همون 0.09 حسابش می‌کنیم. البته عیدی هم حالتای خاص داره، یعنی کف و سقف داره. ما همون کف رو حساب کردیم.

بیمه: 0.23 سهم کارفرماست. بعضی از کارفرماها کل سهم که 0.3 می‌شود را خودشون می‌دن.

آموزش ضمن خدمت: از نوع غیر قطعیه. هم اینکه معلوم نیست چقدر قراره براش هزینه کنیم، همین که همه کسب‌وکارها این هزینه را ندارند. یک مقدار میانگینی را تخمین می‌زنیم. برای همه رده‌های شغلی هم نیاز نیست. بسته به نوع کسب‌وکار، برای یک پوزیشن، آموزش ضمن خدمت لازم است برای یک پوزیشنی نه. آموزش ضمن خدمت می‌تونه همایش آنلاین، وبینار، دوره آموزشی آنلاین و آفلاین باشه. محاسبات هم متفاوته. گاهی کل هزینه آموزش را ما پرداخت می‌کنیم، گاهی 50درصد ما، 50درصد خود فرد. ضمناً بعضی از سازمان‌ها در بودجه سازمانی یک ردیف خاص برای آموزش ضمن خدمت پرسنل دارند. ما تو مجموعه منظم، برای پوزیشن دیجیتال مارکتر جونیور ضریب 0.075 رو در نظر گرفتیم.

شما که تازه کارتون رو شروع کردید، چطور این ضریب را حساب کنید؟ مجموعه‌های مشاوره دیجیتال مارکتینگ مثل آکادمی منظم، کارشون همینه. از خدمات اون‌ها استفاده کنید تا در این زمینه به شما کمک کنند.

مدیریت، نظارت و هزینه‌های ستادی: ضریب 0.15، فرضاً دیجیتال مارکتر جونیور عضو یک تیم 5 نفره است، که یک مدیر دارد. بخشی از وقت مدیر صرف مذاکره، ارتباط با مشتری و کارهایی از این دست می‌شه‌. یک قسمتی از زمان مدیر هم صرف نظارت و همراهی با تیم می‌شه. محاسبه می‌کنیم چقدر از وقت یک مدیر به اعضای تیمش اختصاص داده میشه و یک میانگینی می‌گیریم. مثلاً یک واحد از وقتش اختصاص به دیجیتال مارکتر و دو واحد از وقتش اختصاص به کمپین منیجر داره. حسابداری داریم که بخشی از وقتش را صرف محاسبه حقوق می‌کنه، اگر 30 تا کارمند داشته باشم یک حسابدار و یک مدیر کافی نیست باید دو تا حسابدار و دو تا مدیر میانی داشته باشم. بخشی از حقوقی که به این افراد مثل مدیر میانی، حسابدار و نیروی خدمات داده میشه، مربوط به همین کارمند میشه. ضریب اینجا هم می‌شود 0.15.

هزینه‌های جاری: مثل اینترنت، کاغذ، قند، چای، برنامه‌های Task Manager ،CRM که خریداری می‌کنیم. هر چند این‌ها هزینه کسب‌وکاره و در سود و زیان کسب‌وکار محاسبه میشه، اما برای این نرم‌افزارها، یه مواقعی هست بعد از استخدام یک نیروی جدید، شما به سقف پلن قبلی رسیدین و به خاطر یک نفر مجبورین پلن جدید رو که چند میلیون تومان گرون‌تر از پلن قبلی هست خریداری کنید. این ضریب هم حساب کردیم شد 0.1.

هزینه خرید و استهلاک لوازم: فروردین 1400 جموع هزینه‌ها برای یک دیجیتال مارکتر جونیور بین 30 تا 40 میلیون. هزینه میز، صندلی، لپتاپ و سایر ابزارها + هزینه استهلاک اون‌ها، که ضریبش هم شد 0.2.

خلاصه تا اینجا:

ضریب حقوق: 1

ضریب عیدی: 0.09

ضریب سنوات: 0.09

ضریب بیمه: 0.23

ضریب آموزش ضمن خدمت: 0.075

هزینه‌های مدیریت و ستادی: 0.15

هزینه‌های جاری: 0.1

لوازم، ابزار و استهلاک: 0.2

که جمع اینها شد 1.935

یعنی کارفرما، درسته که 5 میلیون به خودِ فرد حقوق میده، اما هزینه‌های استخدام این فرد برای کارفرما 9 میلیون و 675 هزار تومانه. اگه این عدد رو ضربدر 12 کنید میشه سالی 116 میلیون تومان. یعنی استخدام یک کارمند که ماهی 5 میلیون حقوق می‌گیره در نگاه اول به نظر میاد، سالی 60 میلیون قراره براش هزینه بشه، اینجوری نیست، 116 میلیون هزینه داره. اگه 116 رو تقسیم بر 5 کنیم عدد 23 به دست میاد. یعنی فردی که استخدام شده هر چقدر که تو این پوزیشن مونده، هزینه سالیانش 23 برابر حقوقشه. افرادی که پس از چند ماه به مشکلات بزرگ مالی در کسب و کارشون برمی‌خورن و ورشکست میشن، هزینه منابع انسانی و ریسک‌ها رو درست حساب نکردن.

می‌شد که این محاسبات رو ساده‌تر هم انجام داد. اما این ضریب 23، محاسبات ذهن کارفرما رو راحت‌تر می‌کنه. فرض کنید کارفرما می‌خواد نیرویی رو استخدام کنه. پیش‌بینی‌ش اینه که فرد آینده‌داریه و در اون زمینه شغلی رشد خوبی خواهد داشت. خودش میگه من 7 تومن حقوق می‌خوام. کارفرما نظرش رو 5 تومن بوده. موقع محاسبه، دیگه دو تومن اختلاف رو در نظر نمی‌گیره، میاد 7 رو ضربدر اون ضریب 23 می‌کنه، میشه 161 میلیون. بعد با خودش حساب می‌کنه که این نیرو به جای 116 میلیون قراره 161 میلیون براش تموم بشه. آیا این 50 میلیون اضافه‌تر رو می‌تونم برای آینده سرمایه‌گذاری کنم یا نه. چون هزینه‌ایه که داره روی سرمایه انسانی انجام میده، یه جور سرمایه‌گذاریه. به هر حال باید به این فکر کنه که آیا این 50 میلیون رو داره که تأمین کنه یا نه.

البته هنوز یکسری هزینه دیگه هم هست.

ریسک خروج نیرو: این یکی از ضرایب بسیار مهمه. موقعیت‌های شغلی مختلف، کسب‌و‌کارهای مختلف، سرفصل‌های هزینه مختلف دارند. تو پوزیشن شغلی برنامه‌نویس خیلی مهمه، اما برای دیجیتال مارکتر جونیور‌ در نظر نمی‌گیرمش، چون تعداد زیادی دیجیتال مارکتر می‌شناسم و می‌تونم سریع جایگزین کنم. تو یه سری پوزیشن‌ها مثل خدماتی و نگهبان کلاً ریسک خروج نیرو نداریم. برای برنامه نویس خیلی بالاست. ضریبش رو 0.3 می‌گیرن (گاهی تا 0.5). نرخ مهاجرتشون بالاست، پیشنهاد کاری زیاد می‌گیرن، ممکنه Source و دیتا رو ببرن به رقبا بفروشن.

یا مثلاً مدیر تیم دیجیتال مارکتینگ رو که نمیشه به راحتی جایگزین کرد. بهترین فرد رو که تمام خصوصیات خوب مدیریتی را داشته باشه را هم پیدا کنید، سه چهار ماه طول میکشه، تا کاملا با تیم و پروژه‌ها هماهنگ بشه. بنابراین برای این پوزیشن شغلی، ریسک خروج نیروی 25 درصدی در نظر می‌گیرم. چون حداقل سه ماه باید هزینه کنیم تا یه فرد جایگزین پیدا کنیم.

مرخصی: یکی دیگه از هزینه‌های غیرقطعی مرخصیه. بدیهیه که پرسنل کل 365 روز سال رو کار نمی‌کنن. با احتساب تعطیلی‌ها و مرخصی‌های استحقاقی 200-180 روز پرسنل در اختیار کارفرما هستند.

پاداش: اینم یکی دیگه از هزینه‌های غیرقطعیه، که تو بعضی از کسب‌وکارها در صورت سود به پرسنلشون پرداخت می‌کنند.

در یک سری مشاغل یه سری هزینه‌های دیگه هم هست. مثل سختی کار، ایاب و ذهاب، حق مأموریت و ... این‌ها هزینه کسب‌وکار هستند اما موقع استخدام نیرو باید بدونید هر نفر نیرو چقدر روی این هزینه‌ها تاثیر داره.

چطور حساب کنیم که هر فرد چقدر در تیم ارزش آفرینه؟

هر فرد باید 9 برابر حقوق دریافتی ماهیانه‌اش ارزش آفرینی کنه. برای دیجیتال مارکتر جونیور ضریب 23 را محاسبه کردیم، برای مدیر دیجیتال مارکتینگ ضریب 32، برای برنامه‌نویش ضریب 41. مثلاً اگر یک برنامه نویس ماهی 10 میلیون حقوق می‌دیم، باید 410 میلیون در سال سود برسونه وگرنه اصلا نباید چنین شخصی رو استخدام کنیم. یا باید کارمون رو قراردادی انجام بدیم، یا Outsource کنیم یا شریک بگیریم. به هر حال باید بدونیم نیروی ما چقدر هزینه و چقدر آورده قراره برامون داشته باشه.

از طرف دیگه، دونستن این محاسبات و ضرایب برای کارمندها هم مفیده. اینکه کارمند بدونه هزینه‌ای که داره براش میشه فقط اون عدد حقوقی که دریافت می‌کنه، نیست. بعد می‌تونه در مذاکره برای افزایش حقوقش طبق نتایج کارش و خروجی‌هایی که داشته میزان ارزش‌آفرینی‌ش رو به کارفرما نشون بده و اون وقت درخواست منطقی و معقولی رو برای افزایش حقوق داشته باشه که کارفرما به احتمال خیلی زیاد اون‌ رو قبول می‌کنه.

در شرکت‌های بزرگ و Enterpriseها ارزش‌آفرینی افراد چطور محاسبه میشه؟

اینجور شرکت‌ها رو به چندین Business Unit تقسیم می‌کنن و این محاسبات رو روی هر یک از اون‌ها انجام میدن.