مفاهیم پایه: معرفی اکسل، آدرس‌دهی

معرفی اکسل

در این دوره به کاربرد اکسل برای فعالین حوزه دیجیتال مارکتینگ صحبت می‌پردازیم.

نرم‌افزارهای Spreadsheet یا صفحه گسترده مجموعه‌ای از صفحات جدول‌بندی شده هستند که قابلیت اجرای انواع محاسبات ریاضی، آماری و برداری ساده و پیچیده را دارند. اکسل یکی از دو نرم‌افزار صفحه گسترده پرکاربرد در ایران است. نرم‌افزار دوم Google Sheet است. بخش عمده فرمول‌های مایکروسافت اکسل در گوگل شیت هم قابل استفاده است.

متخصص بازاریابی دیجیتال چه نیازی به آشنایی با اکسل دارد؟

اکسل یک ابزار فوق العاده قدرتمند جهت تجزیه و تحلیل داده و روندهای کسب‌وکار شماست. برای فرایندهایی همچون  A/B Testing، تحقیق کلمات کلیدی، تحلیل و بررسی کمپین‌ها و مواردی از این دست، نیازمند ابزاری همچون اکسل هستید. با تسلط بر این ابزار، قادر به جمع‌آوری و ادغام دیتا و اطلاعات از سیستم‌های مختلف و استخراج خروجی‌های سفارشی‌سازی شده خواهید بود که تاثیر به‌سزایی بر قدرت تصمیم‌گیری شما خواهند داشت. همچنین شما به عنوان یک متخصص بازاریابی نیاز دارید که بتوانید خروجی کارهای خود را به‌صورت تصویری و ویژوال به دیگران ارائه کنید. اکسل امکانات بسیار زیادی در مصورسازی و تولید داشبوردهای متنوع جهت گزارش‌های مختلف دارد.

آشنایی با مفاهیم پایه اکسل

Workbook: هر فایلی که در محیط نرم‌افزار اکسل ایجاد می‌شود. هر Workbook مجموعه‌ای است از چندین Worksheet یا اصطلاحاً Sheet.

Sheet: هر Sheet مجموعه‌ای است از تعدادی سلول یا Cell.

Cell: هر سلول، می‌تواند حاوی یک تابع (Function) یا دیتا باشد. هر سلول با آدرس سطر و ستونش مکان‌یابی می‌شود. سطرها با شماره و ستون‌ها با حروف الفبا مشخص شده‌اند.

آشنایی با مفاهیم آدرس‌دهی به سلول‌های اکسل

جهت انجام محاسبات در اکسل باید با این مفهوم به خوبی آشنا باشید.

Cell Reference: زمانی است که شما می‌خواهید به یک سلول ارجاع دهید. ارجاع بدین صورت است که شما ابتدا حرف الفبای نشانگر ستون سلول و بعد از آن شماره سطر نشانگر سلول را وارد می‌کنید. به عنوان مثال، A3 به سلول قرار گرفته در ستون A و سطر سوم اشاره دارد. وقتی شماره رفرنس یک سلول را وارد می‌کنید، مشاهده می‌کنید که کادر دور آن سلول، به رنگ آبی در می‌آید.

Range: گاهی لازم است که به یک مجموعه از سلول‌ها ارجاع داده شود. در این صورت، ارجاع بدین ترتیب انجام می‌شود که، ابتدا رفرنس سلول بالا سمت چپ مجموعه را وارد می‌کنیم پس از آن علامت دو نقطه و سپس رفرنس سلول پایین سمت راست. به عنوان مثال: O4:R8 به مجموعه سلول‌های میان سلول O4 تا R8 ارجاع می‌دهد.

لازم به ذکر است که در صورت Right to Left نمودن Sheet، جهت ارجاع به مجموعه سلول‌ها ابتدا باید رفرنس سلول بالا سمت راست و سپس رفرنس پایین سمت چپ را وارد کنید. مورد بعدی در مفهوم Range، زمانی است که می‌خواهیم محاسباتی را میان دو مجموعه سلول انجام دهیم. استفاده از هر دو مجموعه در تابع محاسباتی باید همراه با یک Separator باشد که بسته به تنظیمات ویندوز می‌تواند «,» یا «؛» باشد. به عنوان مثال: O4:R8,P10:Q12

جهت استفاده از مجموعه سلول‌های میان سلول O4 تا سلول R8 و مجموعه سلول‌های میان سلول P10 تا سلول Q12 در یک تابع محاسباتی  کارایی دارد.

یا Sum(O4:R8,P10:Q12): محاسبه مجموع سلول‌های میان سلول P10 تا سلول Q12

نکته: در توابع مختلف، از علایم گوناگونی به عنوان Separator استفاده می‌شود. زمانی که شما بعد از علامت = نام تابع را تایپ می‌کنید، راهنمای تابع را به صورت Tooltip مشاهده می‌کنید که شامل آرگومان‌های تابع و Separator مورداستفاده در آن است.

معمولاً لازم است که به کل مجموعه سلول‌های یک ستون ارجاع دهیم. به‌عنوان مثال Sum (A:A) مجموع کل سلول‌های ستون A را محاسبه می‌کند. یا Sum (A:B) مجموع کل سلول‌های ستون‌های A و B را محاسبه می‌کند. همچنین Sum (A:A,L:L) کل سلول‌های دو ستون‌ A و L را به طور مجزا با هم جمع می‌زند.

به ندرت پیش می‌آید که نیازمند ارجاع به مجموعه سلول‌های یک سطر باشیم. این اتفاق معمولاً به خاطر مشکل معماری دیتابیس شماست. چون منطق دیتابیس اینطور حکم می‌کند که اطلاعات، در ستون‌ها ذخیره شوند، نه سطرها. اما اگر نیازمند انجام چنین کاری شدید، روش آن بدین صورت است. به عنوان مثال Sum (17:17) مجموع کل سلول‌های سطر 17 را محاسبه می‌کند یا Sum (17:17,22:22) مجموع کل سلول‌های سطرهای 17 و 22 را محاسبه می‌کند.

جهت ارجاع به سلول یا مجموعه سلولی در یک Sheet دیگر، باید به این صورت عمل کنید. به عنوان مثال، Sheet4!A1  به سلول A1 در Sheet4 اشاره دارد. یا Sheet4!A:A به ستون A در Sheet4 اشاره دارد.